Anticiper et gérer vos impayés clients

1. Vérifier la solvabilité de vos clients

Toutes les informations relatives à une société, telles que l'évolution de son chiffre d'affaires, les soldes de gestion, l’ancienneté, le score AFDCC (score de défaillance établi par l'Association française des crédits managers et conseils) sont autant d'indicateurs pertinents vous permettant de vérifier la fiabilité et la solvabilité de votre client.

Ces informations juridiques et financières sont accessibles par différentes sources. Pour des sociétés, vous pouvez accéder gratuitement à des sites comme société.com ou infogreffe.com.

Pour approfondir vos recherches, vous pouvez aussi consulter le RCS (le Registre du Commerce et des Sociétés) disponible auprès du Tribunal de commerce de chaque département, le SIRENE (Système Informatique du Répertoire des Entreprises et des Établissements) et les cotations commercialisées par des acteurs tels qu'Altares, Coface ou Pouy International.

Ces sociétés calculent une cote de solvabilité ou "scoring". En revanche, les cotations sont payantes et le prix varie en fonction du nombre d'éléments que vous ferez vérifier.
 

2. Sensibiliser votre équipe

Un encadrement et une formation de vos employés sur les clauses générales de vente permettent d'éviter, voire d’anticiper les mauvais payeurs.

Une pratique courante est d'exiger des acomptes sur vos ventes ou vos prestations, pour valider une prise de commande. Vous pouvez demander un premier versement à la conclusion de la vente, suivi d'un deuxième, en cours de versement et enfin, le solde à la livraison. Cela permet de vérifier la bonne foi de votre client et de faire progressivement diminuer son en-cours.

Pour optimiser votre recouvrement, interrogez-vous sur les avantages de la dématérialisation des factures. La réforme de facturation électronique permet une traçabilité totale des flux, limitant ainsi les contestations sur la réception des factures.

En cas de refus de versement, il est important que votre équipe commerciale fasse remonter l'information pour anticiper une procédure de recouvrement et éviter de renouveler le contrat avec ce client.
 

3. Ériger des garde-fous

De nombreux documents contractuels sont mis à votre disposition pour vous protéger des impayés et faciliter les éventuelles procédures de recouvrement. Vous devez accorder une grande importance à leur rédaction.

Les Conditions Générales de Vente (CGV): les conditions générales de vente sont un outil précieux. En l'absence de contrat, assurez-vous que vos CGV soient connues de vos clients. Elles déterminent notamment les conditions de paiement qui précisent le prix, la date, les modalités...

Avant la livraison du bien ou du service, il est impératif de communiquer vos conditions générales de vente à votre client et surtout de les lui faire signer pour éviter tout risque de litige. Pour qu'elles lui soient opposables, elles doivent être connues de lui et acceptées au plus tard au jour de la livraison.

Il est également recommandé d'insérer au sein du contrat de vente, des clauses anticipant les retards de paiement :
 

• La clause d'intérêts conventionnels permet de convenir d'un taux d'intérêt en cas de retards de paiement supérieurs à ceux prévus par la loi. Le taux applicable est généralement égal à 1,5 fois le taux de l'intérêt légal
• La clause de déchéance du terme s’utilise lors des paiements par échéance. Elle rend exigible la totalité des créances restant dues en cas d’incident de paiement de l’une des échéances
• La clause pénale fixe le montant des dommages et intérêts à verser au cas où l’un des contractants ne remplirait pas son obligation
• La clause résolutoire prévoit qu'en cas de manquement à une obligation contractuelle de l'une des parties, le contrat sera résilié de plein droit
• La clause de réserve de propriété dans un contrat de vente de marchandises, permet de retarder le transfert de propriété jusqu’au parfait paiement du prix par l’acheteur. Cela signifie que tant que votre client n’a pas réglé l’intégralité de sa facture, vous restez propriétaire du bien que vous lui avez vendu.
• Les bons de commande : avant le démarrage d'une prestation, il est recommandé de faire signer un bon de commande et/ou un devis qui constituera un élément de preuve que la commande a bien été passée
• Les bons de livraison : une fois la prestation livrée, vous pouvez préparer et envoyer un bon de livraison qui démontre que vous avez bien respecté vos engagements en termes de date de livraison et de quantités
• La facture : à la fin de votre mission, vous devez éditer la facture et l'adresser au client en respectant les obligations légales, en faisant figurer notamment la dénomination sociale et la date de paiement.

À partir du 1er janvier 2013, en cas de retard de paiement lors d’une transaction entre professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement doit systématiquement s’ajouter aux pénalités de retard dues au créancier.

Cette nouvelle indemnité concerne toutes les factures payées en retard, même si le contrat a été conclu avant le 1er janvier 2013. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification peut être demandée au débiteur.
Cette nouvelle mention devra figurer sur les factures et dans les conditions générales de vente.
 

4. Le recouvrement amiable

• Les relances par téléphone : votre première relance est généralement un appel téléphonique. Cet échange est souvent dans l’esprit d’un simple rappel "amical". Rappelez courtoisement le dépassement de l'échéance et le montant dû et tâchez d'obtenir une date de recouvrement.
• Les relances par courrier : Si aucune satisfaction ne vous est donnée, prévoyez un courrier officiel mais personnalisé. Une lettre recommandée avec accusé de réception dans laquelle vous signifiez au client sa mise en demeure de payer avant poursuites.

Si l'étape à l'amiable n'a pas fonctionné, vous allez devoir passer au recouvrement judiciaire.
 

5. Le recouvrement judiciaire

• L'injonction de payer : C’est une procédure judiciaire de recouvrement efficace, rapide et peu onéreuse. Vous devez en premier lieu envoyer une lettre d'injonction de payer en adressant les justificatifs (facture, lettre de relance, mise en demeure...) par courrier simple au Greffe du Tribunal de Commerce où est domicilié le défendeur (votre mauvais payeur). Le Tribunal délibérera d'après les pièces justificatives que vous lui aurez fournies.
• L’assignation en référé-provision : Par cette procédure, vous pouvez obtenir un premier versement sur le total de la somme due. Un huissier assigne le débiteur devant le Tribunal qui décidera d'un versement à titre de provision et son montant.
• L'assignation en paiement : Cette procédure est plus complexe et nécessite l'intervention d'un avocat. La demande de l'assignation est présentée devant le Tribunal compétent qui jugera en référé (en urgence), en vous convoquant, ainsi que l'autre partie. Le juge du Tribunal statuera sur les modalités du paiement de la dette.
  Attention : la procédure suppose des honoraires d'avocat. La créance à récupérer doit être d'un montant supérieur aux frais que la procédure va engendrer.

Si vous ne vous sentez pas de taille à gérer vos impayés, vous pouvez externaliser ces procédures.

• La société de recouvrement d'impayés

La société de recouvrement d'impayés s'occupera à votre place d'écrire et de relancer vos clients, moyennant facturation de ces services. Vous pouvez également bénéficier de ce service dans les contrats de protection juridique si vous avez souscrit cette option.

• L’assurance crédit clients

Elle propose la prévention et la surveillance de vos clients, la gestion des contentieux et l'indemnisation de vos impayés en cas de litige. Elle permet de protéger vos postes clients, de prospecter en toute sécurité et de rassurer vos partenaires financiers. Un service efficace qui a, naturellement, un coût.

• L’affacturage

L’affacturage consiste à céder les créances sur vos clients à un organisme financier spécialisé qui se charge d’en assurer le recouvrement et se rémunère en échange par une commission. Avantages : vous récupérez immédiatement votre trésorerie et l’organisme se charge d’étudier pour vous la solvabilité de vos clients.

De manière autonome ou en sous-traitant, vous devez toujours rester vigilant quant aux éventuels impayés. Aujourd'hui, de nombreux outils sont à votre disposition pour anticiper et gérer les impayés clients.

Le meilleur remède contre les impayés est de mettre en place une procédure claire et précise connue de vos employés, de vos clients et de vos fournisseurs.

POUR APPROFONDIR

• Relance des impayés et recouvrement à l'amiable - Gabriele Eschenazi – éditions AFNOR – février 2008