Fiabiliser vos documents contractuels

Que faut-il faire figurer dans les conditions générales de vente (CGV) ?

Respecter le Code du commerce

Socle de la négociation commerciale avec vos clients, les conditions générales de vente (CGV) doivent comporter certaines mentions obligatoires, sans quoi vous vous exposez à de fortes amendes.

D’après l'article L. 442-6 du Code de Commerce, tout producteur, commerçant, industriel ou personne immatriculée au répertoire des métiers a l’obligation de communiquer ses CGV à tout acheteur qui en fait la demande.

Si vous ne lui communiquez pas clairement vos conditions générales de ventes et les mentions obligatoires associées, l’amende peut atteindre 15 000€ pour une personne physique et 75 000€ pour une personne morale. Il est donc impératif d’établir des contrats fiables et clairs.

Respecter les mentions légales

Définies à l’article L. 441-6 du code de commerce, les mentions obligatoires sont :

• Les conditions de la vente proprement dites (conditions relatives au transfert de propriété, à la logistique…).
• Le barème des prix et leur mode de calcul.
• Les éventuelles réductions de prix.
• Les conditions de règlement (date à laquelle le règlement doit intervenir, conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, pénalités de retard…).
   

Depuis le 1er janvier 2013, vous devez faire figurer le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due de plein droit en cas de retard de paiement. Elle est fixée à 40€.
 

Au-delà de ces éléments de base, vous avez une grande liberté dans l’établissement de vos contrats et vous pouvez rajouter toutes sortes de clauses :

• Délais de livraison (notamment en cas de vente à distance)
• Modalités de rétractation
• Conditions de remboursement
• Exclusions de garantie dans le respect des règles légales
• Sanctions en cas d’inexécution par le client des obligations contractuelles.
   

Un avocat peut vous conseiller sur les clauses les plus adaptées à l’activité de votre entreprise. Vous pouvez également trouver des informations sur le site  www.mentions-legales.fr.

Le plus simple est de faire figurer vos conditions générales de vente au verso de chacune de vos factures.

Exemple de CGV : consulter

Les mentions obligatoires

Contrairement au devis, la facturation est obligatoire entre professionnels. Elle concerne toutes les activités de production, de distribution et de services. Vous devez remettre votre facture à votre acheteur dès la réalisation d’une prestation ou dès la remise d’un produit. Chacun, vendeur et acheteur, doit en conserver un exemplaire pendant une durée légale de trois à dix ans selon la nature du support.

Ce que vous devez faire figurer sur votre facture :

• Nom des parties
• Numéro d’identification SIREN, forme juridique, raison sociale
• Coordonnées
• Numéro de la facture
• Date de la transaction
• Quantité et dénomination précise
• Prix unitaire hors TVA
• Vous devez aussi faire figurer sur la facture, conformément au code du commerce : « Toute réduction de prix acquise à la date de la vente (...) et directement liée à cette opération »
• Le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire
• Date du règlement
• Conditions d’escompte
• Taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement
• Le calcul de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)

Depuis le 1er janvier 2014, les taux de TVA sont modifiés (Article 68 de la 3e loi de finances rectificative pour 2012) :

• Le taux normal, qui s’applique à la majorité des biens et des prestations de service, est de 20 %
• Le taux intermédiaire, qui concerne notamment la restauration, la vente de produits alimentaires préparés, les transports, les travaux de rénovation dans les logements anciens, est à 10 %
• Le taux réduit, auquel sont soumis les produits considérés comme de première nécessité, est à 5,5 %
• Les micro-entreprises (régime de l’auto-entrepreneur notamment) sont exonérées du paiement de la TVA. Dans ce cas, il vous faut préciser au bas de votre facture : « TVA non applicable, article 293B du Code Général des Impôts ».
   

Si vous exportez à l’étranger, hors Union Européenne, vous n’avez pas à facturer la TVA. La facture doit être établie en hors taxes (HT) en indiquant sur votre facture : « Exonération de TVA, article 262-ter 1 du Code général des Impôts ou article 146 de la directive 2006/112/CE. ».

Exemple de facture : consulter

Il est essentiel d’établir avec soin vos supports contractuels et de les conserver précieusement. Ces documents sont des éléments de preuve de l’ensemble de vos opérations commerciales. En cas de litige ou de retard de paiement, conditions générales de vente, factures et même devis vous serviront de preuves devant la justice et prouveront votre bonne foi.

Pour approfondir :

Textes de référence
 

• Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques
• Articles L441-3 et L441-6 du code de commerce
• Articles R123-237 et 238 du code de commerce