Intégrer votre nouveau collaborateur

• Auparavant principalement mis en œuvre à l’occasion du recrutement de jeunes diplômés ou de cadres, le plan d’intégration se généralise en vue de responsabiliser l’ensemble des acteurs de l’entreprise à l’intégration des nouveaux embauchés.
• L’accompagnement de la nouvelle recrue lors de ses premiers pas dans l’entreprise, doit être organisé précisément et piloté par le responsable de son embauche.
• Ce dispositif organise les premières semaines (ou mois) du nouvel embauché au sein de l’entreprise, notamment autour de la découverte de ses missions et objectifs, de ses interlocuteurs, du fonctionnement de l’équipe et de l’entreprise, de la rencontre des acteurs clés de l’entreprise, etc.
• Ce pilotage doit porter à la fois sur les actions à réaliser et sur les collaborateurs choisis pour encadrer la recrue et l’évaluer sur l’accomplissement de ces actions.
• Le plan ou parcours d’intégration fait l’objet d’un suivi permettant d’ajuster l’accompagnement du nouvel embauché dans son intégration et son évaluation (essai).

Document utile :

• Process de recrutement

1. Rappelez-vous que l’intégration d’un nouveau est l’affaire de tous, mais que le rôle du dirigeant est primordial, car c’est lui qui crée les conditions pour que tous les salariés adhèrent au projet de l’entreprise et s’approprient sa culture.
2. L’intégration complète d’un nouveau collaborateur peut prendre plusieurs mois. Il devra être accompagné durant tout ce temps. Même au-delà, il devra toujours avoir une ou des personnes à qui s’adresser en cas de difficulté.

Accueillir la première semaine :

Le premier jour :

• Faites signer le contrat de travail et les documents annexes au salarié.
• Faites-lui visiter l’entreprise et rencontrer le personnel.
• Présentez-lui concrètement son poste de travail et ses tâches.
• Confiez-lui tout de suite une mission précise, ou un calendrier d’actions à suivre.

Les jours qui suivent :

Cette phase correspond à la prise réelle du poste et aussi à la période de familiarisation avec la culture de l’entreprise :

• Accompagnez sa prise du poste par le biais de ses collègues et ses responsables.
• Faites régulièrement le point avec lui sur les points positifs et à améliorer.

1er Bilan de l’intégration : la fin de la période d’essai

• Vous devez faire un point sur l’intégration et les compétences du salarié avant la fin de sa période d’essai. Vous pouvez organiser d’autres points avec ses responsables directs.
   
• Vous déciderez ainsi s’il convient de confirmer son contrat de travail, renouveler sa période d’essai ou se séparer du salarié.
  • Préparez les questions.
  • Faites le même travail pour l’entretien avec son responsable.

En cas d’indécision, il convient d’apprécier le salarié sur 4 critères :
 

• État d’esprit / règles de management affichées
• Compétences démontrées / compétences attendues,
• Capacité de travail / organisation du travail et moyens disponibles
• Efforts d’intégration / politique d’accueil.

Document utile :

• Modèle de livret d'accueil

Compte tenu de leurs difficultés de recrutement, et/ou en prévision des conséquences du papy-boom en matière de difficultés de gestion d’équipes intergénérationnelles, un nombre croissant d’entreprises, même les TPE,  se dotent ou développent des outils de communication et d’intégration des nouveaux embauchés. 

Voici quelques exemples :

• Outil de présentation de l’entreprise sous différents angles (histoire, culture, activité et produits, organisation, politique ressources humaines, …) et d’information pratique du personnel sur son cadre de travail et son statut, le livret d’accueil constitue un moyen efficace d’accueil et d’intégration des nouveaux embauchés.
• L’organisation du parrainage du nouveau salarié par un pair désigné comme interlocuteur privilégié du salarié permet tout à la fois d’accélérer la prise de la dimension du poste par le salarié et de faciliter ses relations et son intégration dans l’entreprise. Le parrain permet ainsi de faire comprendre à la nouvelle recrue « comment l’entreprise fonctionne ».
• Les formations d’intégration combinant le plus souvent adaptation au poste de travail et découverte de l’entreprise et de ses règles de fonctionnement spécifiques sont aussi un moyen de donner au recruté une vision claire de son positionnement au sein de l’entreprise et de l’impliquer.

La mise en place d'un processus d'intégration des nouveaux collaborateurs permet à l'entreprise de limiter son turnover, au collaborateur de prendre plus rapidement la dimension de son poste au sein de l'activité de l'entreprise et de s’imprégner de la culture commune.

Ces éléments ont un caractère strictement informatif. Elles n’ont aucun caractère exhaustif et ne peuvent en aucun cas être considérés comme constituant un avis juridique, une consultation, un conseil, un démarchage, une sollicitation ou une offre de services juridiques.