Les documents et registres obligatoires à tenir
Pour la gestion du personnel et selon le nombre d’employés, 7 registres sont obligatoires pour bien gérer les ressources humaines :
1. Le registre unique du personnel
Tout employeur de droit privé employant des salariés doit tenir un registre unique du personnel sous peine de sanctions pénales. Tous les salariés de l'entreprise doivent y figurer, quel que soit leur contrat ou leur statut. Le registre doit préciser la nature des contrats et comporter les informations suivantes inscrites de manière indélébile :
- Nom et prénom du salarié
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi occupé
- Date d'entrée, le cas échéant, date de sortie de l'établissement
- Date d'autorisation d'embauche (SI travailleur étranger) ou de licenciement (SI représentant du personnel).
Il doit également mentionner toutes les mutations opérées au sein de l'entreprise et doit être conservé pendant 5 ans, à compter de la date à laquelle les salariés qui y sont mentionnés, ont quitté l'entreprise.
2. Le double des bulletins de paye
L'entreprise doit conserver pendant 5 ans un double des bulletins de paye de ses collaborateurs (en version électronique ou papier).
3. Le Registre des délégués du personnel.
La loi impose à partir du moment où l'entreprise dispose d'une instance représentative du personnel (soit 11 salariés en effectif et à équivalent temps plein sur l'année N-1), la tenue d'un registre retranscrivant les demandes des représentants du personnel et les réponses de l'employeur. Voir fiche «Les Instances Représentatives du Personnel ».
4. Le Registre des repos hebdomadaires non donnés collectivement.
Pour l'entreprise attribuant des jours de repos par roulement (commerce, restauration notamment), un registre doit répertorier l'ensemble des salariés et les jours de repos attribués à chacun d'eux. Tout salarié bénéficiant d'un jour de repos hebdomadaire particulier doit y être inscrit dans les six jours suivants l'embauche.
5. Le Registre du travail par équipe
Lorsque les salariés de l'entreprise travaillent en horaire d'équipe (par relais, par roulement ou en équipes successives), l'employeur doit tenir un registre de la composition nominative de ces équipes et les horaires. Ce registre doit être tenu à jour.
6. Le Registre des chantiers temporaires
Ce registre doit être tenu à jour sous peine de sanctions pénales pour tout employeur sauf les entreprises agricoles et comporter la liste de tous les chantiers et lieux de travail temporaires des collaborateurs (ex : BTP, génie civil).
7. Le Registre des conventions de stage
Les entreprises qui accueillent des stagiaires doivent tenir à jour un registre des conventions de stage séparément du registre unique du personnel.
